Privacybeleid

1. verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

De beheerder van de persoonsgegevens is Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. gevestigd in Opatów, ul. Szpot nr 1A, 63-645 Opatów; KRS: 0001038188, NIP: 6192057630, REGON: 524616221.

U kunt contact opnemen met de beheerder:

• in persoon op zijn locatie;
• door een brief te sturen naar het volgende adres Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k., ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów;
• door een e-mail te sturen naar: rodo@meble-tompol.pl

2. doelstellingen i rechtsgrondslag voor de verwerking van klantgegevens.

Doeleinden van gegevensverwerking	Wettelijke gronden voor gegevensverwerking
(a) het opstellen van de offerte en het bepalen van de contractvoorwaarden	De rechtsgrondslag is om precontractuele actie te ondernemen op verzoek van de klant (artikel 6, lid 1, onder b) RODO1).
(b) verificatie van de betrouwbaarheid van de Klant en beoordeling van het risico van de transactie	De rechtsgrondslag is het gerechtvaardigde belang van de Beheerder (artikel 6, lid 1, onder f) RODO) om de geloofwaardigheid van de Klant te beoordelen en het risico van zakendoen te beperken.
(c) om het contract uit te voeren en om contact met u op te nemen over zaken die daarmee verband houden	De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract dat met de klant is gesloten (artikel 6, lid 1, onder b), van de DPA).
(d) verwerking en afhandeling van eventuele klachten	De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst die met de klant is gesloten (art. 6, lid 1, onder b) RODO).
e) het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen (waaronder het bijhouden en bijhouden van boekhoudkundige en fiscale bescheiden).	De rechtsgrondslag is een wettelijke verplichting op grond van de belasting- en boekhoudwetgeving2 (artikel 6, lid 1, onder c) RODO).
f) het vaststellen, doen gelden en verdedigen van mogelijke claims die verband kunnen houden met het sluiten of uitvoeren van een contract of een klacht	De rechtsgrondslag is het legitieme belang van de Beheerder (artikel 6, lid 1, onder f) RODO) bij het doen gelden en beschermen van zijn rechten en het verifiëren van ingediende claims.
(g) marketing van zijn eigen producten en promotie, wat inhoudt dat klanten informatie over promoties en aanbiedingen wordt toegestuurd, evenals het versturen van wenskaarten	De rechtsgrondslag is het legitieme belang van de Beheerder (artikel 6, lid 1, onder f) RODO), namelijk de direct marketing van de eigen producten en het doel om de verkoop ervan te verhogen, evenals het onderhouden van goede zakelijke relaties met klanten. Op basis van artikel 398, lid 1 van de Wet op de elektronische communicatie3 wordenaanbiedingen en andere commerciële informatie echter alleen per telefoon of e-mail verzonden als daar vooraf toestemming voor is gegeven.
(h) archivering van documenten en informatie om de omstandigheden met betrekking tot het contract te documenteren	De rechtsgrondslag is het gerechtvaardigde belang van de beheerder (artikel 6, lid 1, onder f) RODO), dat wil zeggen de noodzaak om documenten en informatie op te slaan om zo nodig zaken met betrekking tot het sluiten en uitvoeren van het contract te bewijzen.

3. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

Het verstrekken van persoonsgegevens gebeurt op vrijwillige basis, maar is noodzakelijk om de hierboven aangegeven doeleinden te bereiken en in het bijzonder om het contract te sluiten en uit te voeren.

Het verstrekken van de noodzakelijke identificatiegegevens is een voorwaarde voor het plaatsen van een bestelling en het sluiten van een overeenkomst, evenals voor het indienen van een eventuele klacht.

4. geplande periode voor het bewaren van gegevens.

Persoonsgegevens worden opgeslagen voor de duur van de uitvoering van het contract, evenals voor de verjaringstermijn van claims die verband kunnen houden met het contract, of voor de behandeling van klachten (verjaringstermijnen zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek⁾⁴.

Aan de andere kant, als er geen contract is gesloten, worden de gegevens bewaard tot 3 maanden na het laatste contact met betrekking tot een contract of offerte.

Daarnaast worden boekhoudkundige en fiscale documenten maximaal vijf jaar bewaard, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de belastingvervaldatum is verstreken (d.w.z. ongeveer zes jaar vanaf het moment dat het document is uitgegeven⁾⁵.

De gegevens worden gebruikt voor marketingdoeleinden voor de duur van de samenwerking of totdat u bezwaar maakt.

Om de geloofwaardigheid van de klant te verifiëren, worden de gegevens 3 maanden bewaard.

5 Ontvangers van gegevens.

De beheerder geeft klantgegevens door aan de volgende ontvangers:

• aan expediteurs en vervoerders die bestellingen bij de Klant afleveren;
• entiteiten die een informatiesysteem beheren;
• Home.pl S.A. met statutaire zetel in Szczecin als e-mailprovider;
• aan banken en betalingsoperators in verband met het doen van betalingen en verrekeningen met de Klant;
• aan aanbieders van koeriers- en postdiensten in verband met de afhandeling van correspondentie;
• verzekeraars in geval van schade aan de goederen tijdens het transport;
• advocatenkantoren in het geval dat er claims moeten worden ingediend of verweer moet worden gevoerd tegen claims;
• aan aanbieders van incassodiensten en kredietreferentiebureaus in verband met het doen gelden van vorderingen;
• aan een auditor, adviesbureau of aanbieder van auditdiensten;
• aan belastingkantoren en andere overheidsinstanties in verband met de uitvoering van wettelijke verplichtingen.

6. Rechten die u hebt met betrekking tot gegevensverwerking:

a) het recht op toegang tot uw gegevens (artikel 15 RODO)	U kunt gedetailleerde informatie krijgen over de verwerking van uw gegevens en uw rechten, toegang krijgen tot uw gegevens en een kopie van uw gegevens ontvangen (de eerste kopie is gratis).
b) Recht op correctie (Artikel 16 RODO)	Als u van mening bent dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.
c) Recht op wissen (Artikel 17 RODO)	U kunt verzoeken om het wissen van uw gegevens als u van mening bent dat deze ten onrechte worden verwerkt (d.w.z. de gegevens zijn niet langer noodzakelijk, ze worden onrechtmatig verwerkt, de wet vereist dat ze worden gewist, u hebt bezwaar gemaakt of uw toestemming ingetrokken en er is geen grondslag voor de verwerking van de gegevens). Uw gegevens worden echter niet gewist als de verwerking bijvoorbeeld nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om vorderingen vast te stellen, te doen gelden of zich ertegen te verdedigen.
(d) het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 RODO)	In het geval van beperking van de verwerking zullen de gegevens alleen worden opgeslagen en niet worden gebruikt zonder uw toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de vaststelling, handhaving of verdediging van vorderingen of in andere situaties waarin de RODO dit toestaat. U hebt het recht om de verwerking te beperken in gevallen waarin: – u van mening bent dat de gegevens onjuist zijn; – de verwerking onwettig is, maar u niet wilt dat de gegevens worden gewist; – de verwerkingsverantwoordelijke de gegevens niet langer nodig heeft, maar u deze nodig hebt om vorderingen in te stellen, te doen gelden of u tegen vorderingen te verdedigen; – u bezwaar hebt gemaakt.
(e) het recht op gegevensoverdraagbaarheid ( artikel 20 RODO)	U hebt het recht om gegevens die in het kader van een overeenkomst zijn verwerkt (d.w.z. onder artikel 6, lid 1, onder b) RODO) in een standaard elektronisch formaat te ontvangen en deze naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te sturen of aan te geven aan wie u deze gegevens rechtstreeks wilt overdragen (mits dit technisch mogelijk is). Het recht op overdraagbaarheid geldt voor de gegevens die u hebt overgedragen, maar is niet van toepassing op gegevens die uitsluitend op papier worden verwerkt.
f) het recht om bezwaar te maken (Artikel 21 RODO)	Bezwaar op grond van bijzondere situatie – U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als dit is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang (d.w.z. artikel 6, lid 1, onder f) RODO). In uw bezwaar moet u de bijzondere situatie beschrijven die volgens u het bezwaar rechtvaardigt. Zodra een bezwaar is ingediend, zal de verwerkingsverantwoordelijke stoppen met het verwerken van de gegevens in de mate van het bezwaar, tenzij de redenen voor het verwerken van de gegevens zwaarder wegen dan de in het bezwaar aangegeven omstandigheden of de gegevens noodzakelijk zijn voor de vaststelling, het onderzoek of de verdediging van claims. Bezwaar tegen marketing – als uw gegevens worden gebruikt voor marketingdoeleinden, hoeft het bezwaar niet te worden onderbouwd en worden uw gegevens na indiening niet meer voor deze doeleinden gebruikt.

7. Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Als u van mening bent dat uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Polen is dit de voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, www.uodo.gov.pl).

8 Bron en categorieën van verwerkte gegevens.

De Beheerder ontvangt gegevens rechtstreeks van de Klanten, van personen die handelen namens de Klanten die een bestelling plaatsen of contact opnemen in verband met het contract (bijv. Werknemers of Klantvertegenwoordigers), en verkrijgt ook gegevens van de CEIDG of REGON.

De Beheerder verwerkt de identificatie- en contactgegevens van de Klanten en de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het contract en de uitgifte van boekhoudkundige documenten (waaronder naam, bedrijf, adres, NIP, REGON, bankrekeningnummer, informatie over de bestelde goederen of diensten en de voorwaarden van het contract, handtekening en contactgegevens zoals telefoonnummer, correspondentieadres, e-mailadres).

Voor het beoordelen van de geloofwaardigheid van de Klant verwerkt de Beheerder ook gegevens over de betaling van schulden, die hij verkrijgt van bedrijfsinformatiebureaus, bedrijfsinformatiebureaus en andere openbare registers.

De wettelijke bepalingen waarnaar wordt verwezen:
^1Verordening(EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming).
² In het bijzonder de bepalingen van de wet op de belasting toegevoegde waarde van 11 maart 2004, de wet op de belastingverordening van 29 augustus 1993, de wet op de vennootschapsbelasting van 15 februari 1992 en de boekhoudwet van 29 september 1994.
³ Wet van 12 juli 2024 inzake elektronische communicatie.
⁴ Algemene verjaringstermijnen en de manier waarop ze worden berekend, worden onder andere uiteengezet in de artikelen 118 tot 125 van de wet op het burgerlijk wetboek van 23 april 1964.
⁵ De termijnen voor het bewaren van belastingdocumenten zijn vastgelegd in artikel 86, §1 en artikel 70 van de belastingwet van 29 augustus 1993. Volgens de voorschriften moeten documenten ten minste 5 jaar worden bewaard, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de uiterste termijn voor belastingbetaling is verstreken. Anderzijds zijn gedetailleerde termijnen voor het bewaren van boekhoudkundige documenten vastgelegd in artikel 74 van de boekhoudwet van 29 september 1994.

Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. gevestigd te Opatów, ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów, ingeschreven in het Ondernemersregister van de Nationale Rechtbank gehouden door de Districtsrechtbank Poznań – Nowe Miasto en Wilda in Poznań, afdeling IX Economische Zaken van de Nationale Rechtbank onder KRS-nummer 0001038188; NIP: 6192057630; REGON: 524616221.