Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla Klientów

1. Administrator danych osobowych.

Administratorem danych osobowych jest Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. (dawniej FABRYKA MEBLI TOM-POL sp. z o.o.) z siedzibą w Opatowie przy ul. Szpot nr 1A, 63-645 Opatów; KRS: 0001038188, NIP: 6192057630, REGON: 524616221.

Z Administratorem można się skontaktować:

• osobiście w jego siedzibie;
• wysyłając list na adres: Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k., ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów;
• przesyłając wiadomość na adres e-mail: rodo@meble-tompol.pl

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Klientów.

Cele przetwarzania danych	Podstawy prawne przetwarzania danych
a) przygotowanie oferty oraz ustalenie warunków umowy	Podstawą prawną jest podjęcie na życzenie Klienta działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO1).
b) weryfikacja wiarygodności Klienta oraz ocena ryzyka transakcji	Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest ocena wiarygodności Klienta oraz ograniczenie ryzyka prowadzenia działalności.
c) wykonanie umowy oraz kontaktowanie się w sprawach z tym związanych	Podstawą prawną jest wykonywanie umowy zawartej z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
d) rozpatrywanie i realizacja ewentualnych reklamacji	Podstawą prawną jest wykonywanie umowy zawartej z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
e) realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych (w tym prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej)	Podstawą prawną jest obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych oraz rachunkowych2 (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
f) ustalenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń oraz obrona przed roszczeniami, które mogą być związane z zawarciem bądź realizacją umowy lub reklamacją	Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest dochodzenie i ochrona swoich praw, a także weryfikacja zgłaszanych roszczeń.
g) marketing własnych produktów i promocja, które polegają na przesyłaniu Klientom informacji o promocjach i ofercie, a także wysyłaniu kartek okolicznościowych	Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest marketing bezpośredni własnych produktów oraz dążenie do zwiększenia ich sprzedaży, a także podtrzymywanie dobrych relacji biznesowych z Klientami. Jednak oferty i inne informacje handlowe będą przekazywane telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na podstawie przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawy Prawo telekomunikacyjne.3
h) archiwizowanie dokumentów i informacji, aby udokumentować okoliczności związane z umową	Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim jest konieczność przechowywania dokumentów i informacji, aby w razie potrzeby udowodnić kwestie dotyczące zawarcia i realizacji umowy.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zrealizowania wskazanych powyżej celów, a w szczególności do zawarcia i zrealizowania umowy.

Podanie niezbędnych danych identyfikacyjnych jest warunkiem złożenia zamówienia i zawarcia umowy, a także zgłoszenia ewentualnej reklamacji. 

4. Planowany okres przechowywania danych.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas wykonywania umowy, a także przez okres przedawnienia roszczeń, które mogą być związane z umową, lub rozpatrzeniem reklamacji (terminy przedawnienia ustala Kodeks cywilny)⁴.

Natomiast jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy, to dane będą przechowywane przez 3 miesiące od ostatniego kontaktu w sprawie umowy lub oferty.

Ponadto dokumentacja księgowa i podatkowa będzie przechowywana do 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (czyli około 6 lat liczonych od momentu wystawienia dokumentu)⁵.

Dane będą wykorzystywane w celach marketingowych przez okres współpracy albo do czasu zgłoszenia sprzeciwu.

W zakresie weryfikacji wiarygodności Klienta, dane będą przechowywane przez 3 miesiące.

5. Odbiorcy danych.

Administrator przekazuje dane Klientów następującym odbiorcom:

• spedytorom i przewoźnikom dostarczającym zamówienia do Klienta;
• podmiotom obsługującym system informatyczny;
• Home.pl S.A. z siedzibą w Szczecinie jako dostawcy poczty elektronicznej;
• bankom i operatorom płatności w związku z dokonywaniem płatności i rozliczeniami z Klientem;
• podmiotom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe w związku z prowadzeniem korespondencji;
• ubezpieczycielom w przypadku uszkodzenia towaru w trakcie transportu;
• kancelariom prawnym w wypadku konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi;
• podmiotom świadczącym usługi windykacyjne oraz biurom informacji gospodarczej w związku z dochodzeniem roszczeń;
• biegłemu rewidentowi, podmiotom świadczącym usługi doradcze lub audytowe;
• urzędom skarbowym i innym organom publicznym w związku z wykonywaniem obowiązków prawnych.

6. Prawa, które przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych:

a) prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO)	Mogą Państwo otrzymać szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych oraz przysługujących praw, uzyskać dostęp do swoich danych, a także otrzymać ich kopię (pierwsza kopia jest bezpłatna).
b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)	Jeśli uważają Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)	Mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych, jeśli uważają Państwo, że są one przetwarzane bezpodstawnie (czyli dane nie są już niezbędne, są przetwarzane niezgodnie z prawem, prawo wymaga ich usunięcia albo złożyli Państwo sprzeciw i nie ma podstaw przetwarzania danych). Dane jednak nie zostaną usunięte, jeśli np. ich przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)	W przypadku ograniczenia przetwarzania dane będą jedynie przechowywane i nie będą wykorzystywane bez Państwa zgody, chyba że będzie to konieczne do ustalenia i dochodzenia roszczeń, obrony przed nimi albo w innych sytuacjach, kiedy RODO na to zezwala. Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje Państwu w przypadkach, gdy: – uważacie Państwo, że dane są nieprawidłowe; – przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, ale nie chcecie Państwo, żeby zostały one usunięte; – Administrator nie potrzebuje już danych, ale są one Państwu potrzebne do dochodzenia lub ustalenia roszczeń albo obrony przed nimi; – wnieśli Państwo sprzeciw.
e) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)	Dane przetwarzane na podstawie umowy (czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) mają Państwo prawo otrzymać w standardowym formacie elektronicznym i przesłać je innemu administratorowi danych albo wskazać, komu je bezpośrednio przekazać (pod warunkiem, że jest to technicznie możliwe). Prawo do przenoszenia obejmuje dane, które Państwo przekazali, ale nie dotyczy danych przetwarzanych wyłącznie w formie papierowej.
f) prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)	Sprzeciw ze względu na szczególną sytuację – mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, jeśli jego podstawą jest prawnie uzasadniony interes (czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W sprzeciwie należy opisać szczególną sytuację, która – Państwa zdaniem – uzasadnia jego wniesienie. Po złożeniu sprzeciwu Administrator przestanie przetwarzać dane w zakresie, którego sprzeciw dotyczył, chyba że powody, dla których je przetwarza, są ważniejsze niż okoliczności wskazane w sprzeciwie albo dane są niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi. Sprzeciw wobec działań marketingowych – jeśli dane są wykorzystywane do celów marketingowych, sprzeciw nie wymaga uzasadnienia, a po jego złożeniu Państwa dane nie będą wykorzystywane w tych celach.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Jeśli uważają Państwo, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

8. Źródło i kategorie przetwarzanych danych.

Administrator otrzymuje dane bezpośrednio od Klientów, od osób działających w imieniu Klientów, które składają zamówienie lub kontaktują się w związku z umową (np. Pracowników lub Przedstawicieli Klienta), a także pozyskuje je z CEIDG lub REGON.

Administrator przetwarza dane identyfikacyjne i kontaktowe Klientów oraz dane niezbędne do realizacji umowy i wystawienia dokumentów księgowych (w tym imię i nazwisko, firmę, adres, NIP, REGON, numer rachunku bankowego, informacje dotyczące zamówionych towarów lub usług i warunków umowy, podpis oraz dane kontaktowe takie jak numer telefonu, adres korespondencyjny, adres e-mail).

W zakresie oceny wiarygodności Klienta Administrator przetwarza także dane dotyczące regulowania zobowiązań, które pozyskuje z biur informacji gospodarczej, wywiadowni gospodarczych oraz innych publicznych rejestrów.

Przywołane przepisy prawa:
¹Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
² W szczególności przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawy z dnia 29 sierpnia 1993 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
³ Zgodnie z art. 10 ustawy 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.
⁴ Ogólne terminy przedawnienia i sposób ich liczenia określa m.in. art. 118 – 125 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
⁵ Terminy przechowywania dokumentacji podatkowej określa art. 86 §1 i art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1993 r. Ordynacja podatkowa. Zgodnie z przepisami dokumenty należy przechowywać co najmniej przez 5 lat liczonych od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Natomiast szczegółowe terminy przechowywania dokumentacji rachunkowej ustala art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. (dawniej FABRYKA MEBLI TOM-POL sp. z o.o.) z siedzibą w Opatowie, ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001038188; NIP: 6192057630; REGON: 524616221.