Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla Pracowników i Przedstawicieli naszych Klientów i Dostawców
1. Administrator danych osobowych.
Administratorem danych osobowych jest Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. (dawniej FABRYKA MEBLI TOM-POL sp. z o.o.) z siedzibą w Opatowie przy ul. Szpot nr 1A, 63-645 Opatów; KRS: 0001038188, NIP: 6192057630, REGON: 524616221.
Z Administratorem można się skontaktować:
- osobiście w jego siedzibie;
- wysyłając list na adres: Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k., ul. Szpot nr 1A, 63-645 Opatów;
- przesyłając wiadomość na adres e-mail: rodo@meble-tompol.pl
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych.
| Cele przetwarzania danych | Podstawy prawne przetwarzania danych |
| a) ustalenie warunków i rozpoczęcie współpracy z naszym Klientem lub Dostawcą; b) wykonanie umowy z naszym Klientem lub Dostawcą, obsługa ewentualnych reklamacji oraz kontakt w tych sprawach; c) archiwizowanie dokumentów i informacji, aby udokumentować okoliczności związane z umową z naszym Klientem lub Dostawcą; d) ustalenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed roszczeniami, które mogą być związane z zawarciem lub wykonywaniem umowy z naszym Klientem lub Dostawcą; | Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO1), jakim jest: – nawiązanie współpracy i zawarcie umowy z Klientem lub Dostawcą – sprawna realizacja umowy z Klientem lub Dostawcą oraz bieżący kontakt w tych sprawach z wyznaczonymi osobami, – przechowywanie dowodów związanych z zawarciem lub realizacją umowy z Klientem lub Dostawcą, – ochrona i dochodzenie swoich praw oraz weryfikacja zgłaszanych roszczeń. |
| e) wykonanie obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji podatkowej oraz księgowej, jeśli Państwa dane znajdują się w dokumentach księgowych (np. na fakturach). | Podstawą prawną jest obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych2 (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). |
3. Planowany okres przechowywania danych.
Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji umowy z Klientem lub Dostawcą oraz przez okres przedawnienia roszczeń, które mogą być związane z umową, albo do czasu zgłoszenia przez Państwa skutecznego sprzeciwu. Terminy przedawnienia ustala się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego3.
Jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy, to dane będą przechowywane przez 3 miesiące od ostatniego kontaktu w sprawie umowy lub odrzucenia oferty.
Dokumenty księgowe i podatkowe będą przechowywane zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi4 (do 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku).
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy albo do przyjęcia reklamacji. Podanie podstawowych danych identyfikacyjnych jest warunkiem nawiązania współpracy, zawarcia umowy lub przyjęcia reklamacji.
5. Odbiorcy danych.
Administrator przekazuje dane następującym odbiorcom:
- Home.pl S.A. z siedzibą w Szczecinie jako dostawcy usług poczty elektronicznej;
- podmiotom obsługującym system informatyczny;
- podmiotom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe w związku z prowadzeniem korespondencji;
- kancelariom prawnym w wypadku konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi;
- przewoźnikom i spedytorom zaangażowanym w realizację umowy z Klientem lub Dostawcą;
- biegłym rewidentom, podmiotom świadczącym usługi doradcze lub audytowe.
6. Prawa, które przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem danych:
| a) prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO) | Mogą Państwo otrzymać szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych oraz przysługujących praw, uzyskać dostęp do swoich danych, a także otrzymać ich kopię (pierwsza kopia jest bezpłatna). |
| b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) | Jeśli uważają Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia. |
| c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) | Mogą Państwo zażądać usunięcia danych, jeśli uważają Państwo, że są one przetwarzane bezpodstawnie (czyli dane nie są już niezbędne, są przetwarzane niezgodnie z prawem, prawo wymaga ich usunięcia albo złożyli Państwo sprzeciw i nie ma podstaw przetwarzania danych). Jednak dane nie zostaną usunięte w szczególności, jeśli ich przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi. |
| d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO) | W przypadku ograniczenia przetwarzania dane będą jedynie przechowywane i nie będą wykorzystywane bez Państwa zgody, chyba że jest to konieczne do ustalenia i dochodzenia roszczeń, obrony przed nimi albo w innych sytuacjach, kiedy RODO na to zezwala. Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje Państwu w przypadkach, gdy: – uważacie Państwo, że dane są nieprawidłowe; – przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, ale nie chcecie Państwo, żeby zostały one usunięte; – Administrator nie potrzebuje już danych, ale są one Państwu potrzebne do dochodzenia i ustalenia roszczeń lub obrony przed nimi; – wnieśli Państwo sprzeciw. |
| e) prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) | Sprzeciw ze względu na szczególną sytuację – mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, jeśli jego podstawą jest prawnie uzasadniony interes (czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W sprzeciwie należy opisać szczególną sytuację, która – Państwa zdaniem – uzasadnia jego wniesienie. Po złożeniu sprzeciwu Administrator przestanie przetwarzać dane w zakresie, którego sprzeciw dotyczył, chyba że powody, dla których je przetwarza, są ważniejsze niż okoliczności wskazane w sprzeciwie albo dane są niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi. Sprzeciw wobec działań marketingowych – jeśli dane są wykorzystywane do celów marketingowych, sprzeciw nie wymaga uzasadnienia, a po jego złożeniu przestaniemy wykorzystywać Państwa dane w tych celach. |
7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Jeśli uważają Państwo, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).
8. Źródło i kategorie przetwarzanych danych.
Administrator otrzymuje dane bezpośrednio od Państwa, Państwa Pracodawcy/Mocodawcy, pozyskuje je z jego strony internetowej lub z Krajowego Rejestru Sądowego. Przetwarzane są takie dane jak: imię i nazwisko, stanowisko, funkcja, Pracodawca lub reprezentowany podmiot, służbowy adres e-mail lub numer telefonu, podpis, rodzaj spraw, którymi się Państwo zajmują, a także inne dane zawarte w korespondencji prowadzonej z Państwem.
Przywołane przepisy prawa:
1Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2 W szczególności przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, ustawy z dnia 29 sierpnia 1993 r. Ordynacja podatkowa oraz ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
3 Ogólne terminy przedawnienia i sposób ich liczenia określa m.in. art. 118 – 125 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
4 Termin przechowywania dokumentacji podatkowej określa art. 86 §1 i art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1993 r. Ordynacja podatkowa i wynosi on 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Natomiast terminy przechowywania dokumentacji rachunkowej ustala art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Fabryka Mebli TOM-POL Tomasz Wróbel sp.k. (dawniej FABRYKA MEBLI TOM-POL sp. z o.o.) z siedzibą w Opatowie, ul. Szpot 1A, 63-645 Opatów, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001038188; NIP: 6192057630; REGON: 524616221.
